Meil kõigil on ööpäevas 24 tundi, kuid mõned jõuavad selle ajaga palju enam kui teised. Miks see nii on? Asi on nimelt õiges ajaplaneerimises. Mõned elavad planeeritult ja jõuavad vähema ajaga rohkem.

•    Oluline on  enesejuhtimine. Hea on kui inimesel on kindel siht silme ees, kuhu tahab jõuda ja mis ajaks. Kui meil ei ole sihti, siis me ei tea ka seda, kui oleme oma eesmärgist kõrvale kaldunud.

•    Oluline on enesedistsipliin, et see, mida me oleme lubanud teha, ka tingimata tähtajaliselt valmis saaks. Koostööpartnerid peavad lugu inimestest, kes teevad tähtajaliselt tööd ja teevad töö ka kõrge kvaliteediga.

Juht peab töötajaid ka kontrollima

•    Juhi tööde hulka kuulub kontrollimine, et töötajad peaksid tähtaegadest kinni.
•    Vahel võiks juht töötajatelt ka küsida, et kuidas läheb ja milliseid probleeme tööga seoses töötajatel on. Juht võiks aidata töötajatel probleeme lahendada ja küsida küsimusi, mis aitaksid alluval lahenduseni jõuda.
•    Kui juht soovib rahulikult töötada, siis võiks ta uksele panna sildi, et palun mitte segada. Hea on kui enamuse ajast on juht ikkagi kättesaadav oma töötajatele ja klientidele ja hoiab oma kabinetiukse avatult.

Tänapäeval on palju avatud ruumidega töökohti. Osadele sobib selline töökorraldus hästi. Kuid teised töötajad soovivad vaikuses ja rahus töötada. Nii avatud ruumi kui ka kinniste kabinettide kasutamisel on oma head ja vead. Avatud ruumis on infovahetus kiirem ja silmkontakt on kergem tekkima vestluspartneriga aga introvertsed inimesed väsivad avatud ruumis jällegi rutem.

•    Hea on iga oma tööpäev eesmärgistada ja hommikul võtta kümme minutit, et päevaplaan koostada. Kindlasti ei tohiks päevaplaani liiga täis planeerida, sest alati tuleb ette töid, mida on vaja kiiresti lahendada. Ülemus võiks enda ajast jätta planeerimata umbes 20% ajast, et valmis olla ettearvamatute olukordade lahendamiseks.
•    Hommikul võiks üle vaadata e- mailid oma arvutis ja vaadata, millised kirjad tahavad vastamist kiiresti ja milliste vastamiseks läheb rohkem aega vaja ning need kirjad, mis on spämm või rämpspost, tuleb koheselt postkastist kustutada, et neid enam uuesti üle ei loeks ja aega ei raiskaks.

Tänapäeval on moes rääkida rööprähklemisest ehk siis mitme asja samaaegsest tegemisest. Minu arvates on rööprähklemine täiesti aja raiskamine, sest korralikult ja pühendunult saab korraga teha vaid ühte asja ja kui sahmida, ning proovida mitut asja korraga teha, siis on kokkuvõttes see aeg maha visatud ja lisandub veel aeg, et kõik rööprähklemise  käigus tehtud tööd uuesti ja korralikult üle teha. 

•    Rööprähklemisega kaotate hoopis aega ja sellega ei tasu tegeleda, sest tulemused on kehvemad või puuduvad hoopis.
•    Tööd võiks jagada hommikul neljaks. Kiired ja vajalikud (kohe teha), vähe vajalikud ja vähe kiired ( tegemata jäta), kiired ja vähe vajalikud ( tegeleda, kui aega jääb üle), vähe kiired ja vajalikud (planeerida tulevikku).
•    Alati tasub aega kokku hoida ja teha mõttega, et vähem on rohke. Tööd tuleks teha üks kord, korralikult, täie tähelepanuga ja põhjalikult ning siis mitte sama tööd enam muuta ja uuesti teha.
•    Aja planeerimisele ei tasu liialt aega kulutada, küll aga ilma aja planeerimiseta kipub aeg lihtsalt kaduma minema.

Ajajuhtimine meeskonnas

Meeskonna koosolekule, kus on 14 inimest kulub umbes 2, 5 tundi, kui kõigile töötajatel anda ka pisut sõna. Koosolekul võib teha järgmise vestlusringi.
•    Mis läks sellel nädalal tööl hästi, mis halvasti ja millest tasub õppida?
•     Millised soovid ja  unistused on järgmiseks nädalaks? 
•    Mille eest ning kellele olen tänulik?

 Sellised küsimused on meeskonna ehitamise tööriistad.
•    Rääkida tasuks meeskonnas ka mis läks halvasti ja miks?
•    Mida halvast kogemusest õppisin, mida teen teinekord teisiti?

Juht sihtide seadjana
•    Aita juhina oma meeskonnal seada sihte.
•    Leppige  kokku ühised prioriteedid.
•    Määrake töödele vastutav isik ja valmimise tähtaeg. 

Kõike mida saab mõõta, saab ka kontrollida, planeerida ja juhtida.
•    Hea oleks kui firmal oleks läbiarutatud nii pikaajalised kui ka lühiajalised ja neist eesmärkidest tuleks kinni pidada.

Selleks, et tööl olla efektiivne tuleb ka puhkuseks aega võtta. Puhkamine on inimesele vajalik, et taastada oma jõuvarud.
•     Suvel kuumaga tuleb kindlasti rohkem vedelikku tarbida. Suvel kuumaga peaks inimene tarbima päevas üle 2 liitri vee.
•     Tööruumides võiks olla tasuta saadaval puhas vesi ja kohviautomaat kohvi tegemiseks.

Meeskonna loomiseks on väga head suvepäevad, kus töötajad saavad üksteisega paremini sõbraks ja töötajad saavad mitte ametlikult aega sisustada. 
•    Suvepäevad on väga kasulikud, sest lisaks puhkusele saab meeskond tunda ennast ühtse perena. 
•    Suvepäevad loovad positiivse meeleolu ja annavad hea reipa enesetunde, mis tagab tööle naastes efektiivsema ajakasutuse.

Selleks, et õppida tajuma, kui pikk on 1 minut võib teha harjutuse, kus 1 minuti jooksul seisad või käid ja vaatad stopperi pealt kui minut on täis. Kuidas sulle tundus, kas seistes või istudes on 1 minut pikem kui aktiivselt meelistegevust tehes? Aeg on tegelikult alati täpselt ühe pikkune, ükstapuha, mida me teeme. Oleneb lihtsalt sellest, kuidas me aega tajume. Meelistegevust tehes aeg justkui „lendab“ ja me satume voo seisu. Voo seis on selline seis, kus meie aegruum justkui kaob ja meie mõtted on täielikult klammerdunud meie tegevusele. Voo seis on mõnus olek, sest siis aeg läheb kiiresti ja me naudime oma tegevust.
Me keegi ei saa tagasi kaotatud aega ja teha tegemata jäänud asju minevikus. 

•    Ainus, mida saame teha on elada aktiivselt ja rõõmsalt tänasest päevas ja mitte lükata tegemata asju edasi. 
•    Minevikust tuleb lahti lasta ja tegutseda tänases päevas.
•     Pidevalt  tuleb areneda ja ennast täiendada, et olla homme parem mina.

Tulevikuks tuleb sihte seada
•    Oma sihtide poole tuleb hakata  liikuma ja kui oled oma eesmärgi saavutanud, siis võib ennast premeerida millegi tervislikuga või lihtsalt logelemisega. 
•    Inimene peab kiire elutempo juures leidma aga ka puhkuseks ja vabaks ajaks, kus ollakse koos perega, sõprade, sõbrannadega või üksi ja nauditakse puudevilus vaikusehetke.
•    Inimene vajab ka vaikust ja lõõgastust, millal ta ei mõtle mitte millelegi ja laseb ajal lihtsalt kulgeda.
 

Kui sulle see lugu meeldis, siis toeta sõltumatut rohelist meediat   Anneta